제안

노션은 변경을 즉시 알려주는 방식을 제공하지 않아 주기 조회가 필요한데, 짧게 하면 하루 호출 제한에 걸립니다.

DB별로 주기를 다르게 둡니다. 변경이 잦은 콘텐츠 제작 DB만 1분, 나머지는 5분 이상. 지금 설정으로 하루 호출이 얼마나 되는지, 오늘 실제로 몇 번 불렀는지 화면에서 바로 보입니다.

모든 변경을 알리면 채널에 알림이 쏟아져 중요한 것도 지나치게 됩니다.

항목별로 알림 여부를 설정에서 켜고 끕니다. 메모 수정과 담당자 변경은 기본으로 꺼 두었습니다. 끈 유형은 이벤트 현황에 "발송 안 함"으로 사유와 함께 남습니다.

한 항목을 편집하면 바뀐 항목마다 변경 이벤트가 따로 발생합니다. 작가·마감일·채널을 고치면 세 번입니다.

같은 항목의 변경을 정해진 시간 안에 모아 알림 1건으로 보냅니다. 지금 기본값은 30초이고 설정에서 조정합니다. 묶지 않았다면 몇 건이 나갔을지 화면에서 비교해 보실 수 있습니다.

상태 변경과 달리 시간이 만드는 이벤트라 감지 방식이 다릅니다. 변경이 없어도 날짜가 지나면 알려야 합니다.

매일 정해진 시각에 전체를 훑어 D-3·D-1·당일을 판정합니다. 같은 날을 다시 훑어도 알림은 한 번만 나갑니다. 훑는 시각은 시스템 설정에서 바꿉니다.

회신에는 인용문·서명·자동 응답이 섞여 추출이 틀릴 수 있습니다.

추출 결과와 원문을 함께 저장하고 노션에서도 원문을 펼쳐 볼 수 있게 합니다. 자동 응답은 실제 답변과 구분해 "확인 필요"로 표시합니다. 추출이 틀려도 원문이 있으면 확인됩니다.

그대로 보내면 외부 작가에게 "계약 기간 ~ " 같은 빈칸이 나갑니다.

발송 전에 멈추고 확인합니다. 값을 채우거나, 그 변수가 들어간 줄을 빼거나, 보내지 않거나 셋 중에서 고르시게 합니다. 채운 값은 노션에도 함께 반영하고, 보내지 않기로 한 것도 이력에 남깁니다.

DNS 레코드는 도메인 소유자만 등록할 수 있습니다. 인증이 없으면 외부로 나가는 메일이 스팸으로 분류될 수 있습니다.

값은 저희가 만들어 드리고 등록은 발주사에서 하십니다. 착수 초기에 진행해야 테스트할 때 도달률을 확인할 수 있습니다.

주소가 틀려 반송되면 아무도 모른 채 지나갑니다. 섭외 메일이 안 갔는데 답이 없다고 생각하게 됩니다.

반송 건을 노션 작가 페이지에도 표시하고 담당자에게 알립니다. 발송 현황에서 주소를 고쳐 바로 다시 보낼 수 있고, 고친 주소는 노션에도 반영됩니다. 반송 기록은 그대로 남습니다.

며칠 무응답을 미응답으로 볼지에 따라 리포트 내용이 달라집니다. 2일이 짧으면 재촉으로 보이고 5일이 길면 놓칩니다.

2일을 기본으로 두고 설정에서 조정합니다. 바꾸면 리포트 미리보기의 건수가 그 자리에서 달라집니다.

채널 전체에 보낼지 담당자만 멘션할지에 따라 확인 부담과 누락 위험이 갈립니다.

채널 알림을 기본으로 하되 마감 임박 알림과 리포트의 미응답 항목에는 담당자 멘션을 붙입니다. 채널만 두면 모두가 보지만 아무도 자기 일로 여기지 않습니다.